|
Boka konferens med kunskap om
konferensanläggningens
avbokningsregler!
Var noga med att ta reda på konferensanläggningens
avbokningsregler
när Du bokar konferensen. Då
undviker Du otrevliga överraskningar i form av
avbokningsavgifter.
De allra flesta
konferensanläggningar följer SHR´s (Sveriges Hotell
&
Restaurangföretagare) rekommenderade
avbokningsregler men det
förekommer att
konferensanläggningar har skapat sina egna
avbokningsregler.
Många
anläggningar har också olika avbokningsregler för
stora och små
grupper. I vissa fall har man även
längre avbokningstid på riktigt stora
konferenslokaler.
De flesta
konferensanläggningar är noga med att följa sina
avbokningsregler. Eftersom konferenser ofta bokas
långt i förväg och ju
närmre man kommer ett konferensdatum desto färre nya
bokningsförfrågningar
gällande samma datum får anläggningen. Detta
innebär
att om en konferens avbokas eller minskas i antal
personer nära
inpå konferensdatum är det stor risk
att anläggningen inte lyckas sälja
motsvarande
till annan gäst och därmed går man miste om
intäkten.
Detta är anledningen till att man
försöker att hålla hårt på att följa
överenskommelsen om avbokningsregler.
I det fall en
anläggning lyckas sälja motsvarande kapacitet till
annan gäst
avstår man vanligtvis från att debitera
avbokningsavgift.
Boka i
underkant!
En generell regel brukar vara att hellre boka i
underkant än i överkant.
Å andra sidan
kan man då inte vara säker på att man verkligen får
den
kapacitet i form av antal rum och lokalstorlek
man behöver.
Här måste varje konferensköpare göra en egen
avvägning av vikten av att
få en optimal bokning mot
risken att få betala avbokningsavgift.
I det fall man bokat för få enkelrum kan man kanske
lösa det med att
några deltagare delar ett dubbelrum
istället. I det fall man bokat för liten
lokal kan
det kanske lösas med att man tar några mindre
lokaler istället...
|
